Jobrouter

JobRouter® jest uniwersalną i wszechstronną platformą do zarządzania procesami i przepływem pracy, w której można zamodelować i uruchomić obsługę dowolnego procesu biznesowego.

Unikalna architektura i cechy funkcjonalne systemu JobRouter® umożliwiają praktyczną realizację podejścia procesowego i osiągnięcie wymiernych korzysci biznesowych w wyjątkowo skuteczny i efektywny sposób.

System JobRouter® jest całkowicie oparty o technologie webowe i może służyć do implementacji, kontroli i monitorowania także rozproszonych procesów pomiędzy różnymi lokalizacjami.

 

JobRouter® usprawnia wymianę informacji pomiędzy pracownikami, którzy pracują w różnych departamentach firmy, a uczestniczą w sekwencji akcji, które składają się na wybrany proces biznesowy. Podobnie usprawnienie wymiany informacji następuje na poziomie zainstalowanych już systemów i wykorzystywanych aplikacji informatycznych.

System ma modułową budowę i wykorzystanie modułów dodatkowych jest dostępne w każdym momencie – system można dowolnie rozbudowywać w miarę pojawiajacych się potrzeb biznesowych. Jednym z dostępnych modułów jest moduł JobArchive, który umożliwia archiwizację oraz bezpieczne przechowywanie wszystkich dokumentów, które wykorzystywane są w procesach firmy.

Wyjątkowa siła platformy zawarta jest w jej kluczowym elemencie, którym jest JobRouter® Designer. Środowisko projektowania procesów umożliwia tworzenie wynikowej aplikacji, do którego nie jest wymagana znajomość technik programistycznych. Wsparcie dla projektanta procesu jest unikalną cechą systemu – projektant otrzymuje wszechstronne i uniwersalne narzędzie do tworzenia w prosty sposób nawet najbardziej złożonych docelowych funkcjonalności. Nie jest tu także potrzebna znajomość notacji BPMN gdyż w metodyce projektowania procesów użytkownik systemu może skupić się wyłącznie na rzeczywistych potrzebach biznesowych oraz funkcjonalnych. Nie musi on projektować przepływu sterowania w procesie (z czym mamy do czynienia w przypadku wykorzystywania notacji BPMN) gdyż sterowanie będzie wykonywał ostatecznie system według zadanych reguł. Pragmatyczne i proste podejście jest cenione przez wszystkich użytkowników.

Uproszczony schemat działania systemu przedstawiono na poniższym rysunku:

Kluczowe w systemie JobRouter jest definiowanie reguł biznesowych których wykonanie w zadanych punktach czasowych wywołuje kolejne akcje. Wśród nich znajduje się przejście do kolejnego etapu, wykonanie akcji automatycznej, wywołanie zapytania do bazy danych lub też wymiana informacji z zewnętrznymi systemami. W JobRouter® Designer wbudowany jest symulator dzięki czemu projektant procesu może na bieżąco sprawdzać w jaki sposób działają zdefiniowane reguły (status poszczególnych reguł jest wyświetlany podczas symulacji) i mieć pewność, że proces funkcjonuje poprawnie zgodnie z oczekiwaniami. Wykorzystanie symulatora, oprócz samej filozofii systemu i jego budowy, znacząco skraca czas wdrożenia.

JobRouter® jest kompletnym środowiskiem deweloperskim o wyjątkowo niskiej tzw. ‘barierze wejścia’, za pomocą którego klienci także we własnym zakresie mogą budować obsługę procesów o dowolnej złożoności. Już po dwudniowym szkoleniu z podstaw projektowania procesów w JobRouter® użytkownik ma możliwość budowania procesów, które posiadają dużą złożoność funkcjonalną. Kolejne szkolenia dodatkowo zwiększają tę złożoność poprzez możliwość wykorzystania bardziej zaawansowanych mechanizmów.

JobRouter® jest środowiskiem otwartym, które nie narzuca funkcjonalnych ograniczeń. Nawet najbardziej specyficzne, złożone i wyrafinowane funkcje, których klient oczekuje w swoim projekcie, a których nie da się czasem ‘wyklikać’ bezpośrednio w JobRouter Designer, mogą być uzyskane przez podłączenie odpowiednich skryptów i procedur. Dla bardzo specyficznych wymagań środowisko JobRouter® Designer udostepnia możliwość programowania z wykorzystaniem JavaScript, SQL, .Net oraz PHP – w tym wypadku jest to dostępne dla grupy administratorów, którzy posiadają odpowiednie umiejętności programistyczne.

Schemat funkcjonalny systemu JobRouter został przedstawiony na poniższym rysunku:

Dlaczego posiadanie niezależnej od systemu DMS platformy workflow jest takie ważne.

Możliwość definicji procesów udostępniana przez systemy klasy DMS (Document Management System) ograniczona jest do procesów obiegu dokumentów – podmiotem wymienionych systemów jest bowiem dokument. JobRouter przekracza podstawowe ograniczenie systemów DMS i jako platforma procesowa (funkcje archiwizacji i zarządzania dokumentami pełni w niej moduł JobArchive) umożliwia modelowanie, uruchomienie i późniejsze zarządzanie wszelkimi procesami w organizacji. JobRouter® wspiera zarówno procesy związane z dokumentami jak również dowolne procesy przetwarzające dane.

Zakres zastosowania JobRouter® jest bardzo szeroki, a złożoność obsługiwanych procesów jest właściwie nieograniczona. W praktyce jej zakres obejmuje od prostych meta-procesów do wyjątkowo złożonych procesów przygotowania nowego produktu w procesie produkcyjnym.

JobRouter® uzupełnia istniejącą infrastrukturę wykorzystywanych aplikacji. W przeciwieństwie do obsługi przede wszystkim strukturalnych danych biznesowych firmy, które zapeniają systemy klasy ERP, w procesach, którymi zarządza JobRouter, możliwe jest kontrolowanie czasu wykonania poszczególnych zadań jak również całych etapów pracy, monitorowanie ewentualnych opóźnień oraz deadline’ów, kontrolowanie warunków, które muszą być spełnione aby zapewnić zgodność z regulacjami oraz wymogami bezpieczeństwa, wywoływanie eskalacji, kiedy wymaga tego sytuacja biznesowa danego procesu itp. Użytkownicy uzyskują możliwość śledzenia postępu prac we wszystkich procesach obsługiwanych przez JobRouter, wraz z odpowiednim dostępem do potrzebnych danych na poszczególnych etapach. Wszystkie kroki każdego procesu są w pełni udokumentowane, a system dba o to aby zadania zostały wykonane w założonym terminie.

JobRouter® Designer – panel projektanta

JobRouter Designer w unikalny i pragmatyczny sposób udostępnia wszystkie funkcje potrzebne do zbudowania docelowej funkcjonalności każdego procesu. Projektanci procesów definiują tu rodzaje danych i informacji, które są w procesie przetwarzane, projektują poszczególne etapy procesu oraz okna dialogowe, które będą wykorzystywane przez przyszłych użytkowników.

Specyficzne cechy JobRouter Designer umożliwiają m.in.:

• tworzenie złożonych funkcjonalnie procesów w prosty sposób bez koniecznej znajomości technik programistycznych,
• posiadanie pełnej niezależności przez klienta do edytowania i modyfikowania zdefiniowanych procesów, jak również do tworzenia nowych procesów we własnym zakresie
• zagwarantowanie najszybszego możliwego czasu uruchomienia wymaganej funkcjonalności – diagram procesu niezależnie od stopnia jego skomplikowania nigdy nie będzie też posiadał tzw. ‘plątaniny’ występujących w nim połączeń pomiędzy poszczególnymi etapami.

 

Wyróżniające cechy platformy z perspektywy projektanta procesu:

• Bardzo duża część funkcjonalności możliwa do wyklikania, przez co:
  • bardzo krótki czas na stworzenie procesu
  • bardzo krótki czas na dostarczanie zmian
  • łatwo przenoszalne kompetencje wdrażania, zarządzania procesami
• Dla bardzo specyficznych funkcjonalności możliwość łatwego podłączenia
  • funkcji javascript (po stronie klienta)
  • skryptów SQL
  • funkcji PHP
  • kody .NET
• Możliwość startu procesów poprzez wpis w bazie – często wykorzystywane przez zewnętrzne systemy IT, które w ten sposób uruchamiają proces
• Możliwość startu procesów poprzez Webservice – często wykorzystywane przez zewnętrzne systemy IT, które w ten sposób uruchamiają proces
• Możliwość stworzenia dedykowanych kroków automatycznych przez programistę (PHP lub .NET, np. C#), które następnie mogą być wielokrotnie używane przez projektanta procesów, nie będącego programistą
• Wiele gotowych interfejsów, np. SAP, ActiveDiretory, e-mail, CSV, bazy danych
• Banalny sposób konfiguracji eskalacji (akcji powiązanych z pilnowaniem czasu realizacji)
• Bardzo prosty sposób „integracji” – czyli podłączenia dodatkowej treści z boku lub u dołu formularza, np. skanu dokumentu
• Prosty, a jednocześnie zapewniający szeroką funkcjonalność mechanizm definiowania reguł
• Wielostopniowa możliwość definiowania warunków reguł: od możliwości wyklikania zdania logicznego złożonego ze zmiennych procesu, aż po możliwość podłączenia zewnętrznej funkcji wykonującej reguły w oparciu o dane z zewnętrznych systemów (np. status płatności kontrahenta w zewnętrznym systemie ERP)
• Możliwość szybkiego odnoszenia się do struktury organizacyjnej, np. wykonawcą kroku jest przełożony wykonawcy poprzedniego kroku
• Bardzo rozbudowana funkcjonalność zarządzania wersjami procesów, aktywowania nowej wersji itd., z jednoczesnym zapewnieniem możliwości ingerencji w aktywną wersję procesu
• Rozbudowany mechanizm synchronizacji pomiędzy środowiskiem testowym i produkcyjnym

 

Środowisko pracy JobRouter®

JobRouter jest systemem o modułowej budowie, która zapewnia wyjątkową elastyczność i funkcjonalność. Jego twórcy zadbali także o intuicyjność jego wykorzystania przez przyszłych użytkowników. W zależności od oczekiwanej funkcjonalności instalowany jest odpowiedni zestaw modułów na serwerze. W każdym momencie możliwe jest rozbudowanie systemu o moduły dodatkowe i nową funkcjonalność.

Przykładowa konfiguracja JobRouter:

Moduły dodatkowe zwiększaja funkcjonalność wykorzystywanej wersji systemu w zalezności od potrzeb biznesowych, które wynikają z charakterystyki obsługiwanych w systemie procesów.

 

JobSelect

Moduł odpowiedzialny za generowanie i udostępnianie wszelkich raportów dla użytkowników JobRouter. Raporty mogą być w łatwy sposób tworzone przez użytkowników biznesowych zarówno na podstawie danych z systemu JobRouter (np. dotyczących procesów), jak i z danych zewnętrznych systemów, które są integrowane.

JobShift

Moduł JobShift służy do archiwizacji historycznych instancji (przejść procesów) po upłynięciu zdefiniowanego czasu, powodując ich usunięcie z głównego do zapasowego systemu. Wykorzystanie tego modułu umożliwia utrzymanie systemu JobRouter w najbardziej wydajnym stanie, a właściciele procesów mogą w każdej chwili łatwo wyszukać i przywrócić archiwalne dane.

JobStart

W module JobStart automatyzujemy uruchomienie procesu w wyniku zaistnienia zewnętrznego zdarzenia, takiego jak pojawienie się nowego pliku w wybranym katalogu lub nadejście wiadomości e-mail w skrzynce. Ważnym komponentem modułu JobStart jest komponent służący rozpoznawaniu kodów kreskowych, który umożliwia wstępną indeksację dokumentu, automatyczne przydzielenie zadania w odpowiedniej ścieżce procesu dla wybranej roli lub użytkownika. JobStart umożliwia również rozpoczynanie nowego wystąpienia procesu o określonym czasie, np. o określonej godzinie każdego dnia czy określonego dnia każdego miesiąca.

JobSub

JobSub jest modułem zarządzającym zastępstwami. Każdy użytkownik może wybrać swoich zastępców, aby w czasie nieobecności odpowiedzialni za poszczególne zastępstwa użytkownicy otrzymywali kroki procesu do wykonania w wydzielonej skrzynce. Zarządzanie zastępstwami może odbywać się również z poziomu administratora systemu. System umożliwia definiowanie zastępstw dla poszczególnych ról biznesowych.

JobSync

Moduł JobSync udostępnia łatwe i intuicyjne zarządzanie zmianami i modyfikacjami procesów, poprzez udostępnianie aktywnych synchronizacji pomiędzy środowiskami testowymi a produkcyjnymi JobRouter. Po wykonaniu testów, następuje synchronizacja środowiska testowego z produkcyjnym, co gwarantuje nam efektywne i stabilne wgrywanie zmian na system produkcyjny JobRouter. JobSync umożliwia również eksport wystąpień procesu ze środowiska produkcyjnego na testowe, np. w celu analizy problemów występujących w procesie.

JobTable

Moduł umożliwia umieszczanie danych tabelarycznych na formularzach, które tak jak wszystkie pozostałe dane mogą być zasilane automatycznie, np. z innych systemów w organizacji. Użytkownik ma możliwość wprowadzania kolejnych wierszy w tabeli, np. podczas dekretacji faktury, wprowadzania kolejnych punktów podróży służbowej czy dodawania kolejnych osób niezbędnych do zaopiniowania umowy. Moduł JobTable wykorzystywany jest także do implementacji obsługi równoległych ścieżek, w których zadania wykonywane są równolegle przez kilku użytkowników. Wykorzystanie modułu umożliwia zgrupowanie równoległych ścieżek w procesie, a więc pominiecie szeregowego procesowania zadań i uzależnienie jego dalszego wykonywania od ich wcześniejszego zakończenia. Dodatkowo możliwe jest filtrowanie pozycji tabeli w taki sposób, że tylko wiersze spełniające określone kryteria są wyświetlane użytkownikowi.

JobTimer

JobTimer jest modułem zarządzającym eskalacjami oraz notyfikacjami. Moduł zarządza automatycznie eskalacjami, gdy zadanie lub proces są zagrożone w realizacji np. w związku z możliwością przekroczenia czasu jego realizacji. System umożliwia wysłanie wiadomości e-mail lub sms z powiadomieniem, gdy wystąpi zagrożenie lub spowoduje automatyczne przypisanie danego kroku procesu innemu użytkownikowi lub grupie użytkowników przypisanych do wybranej roli.

JobOrderMatch

JobOrderMatch umożliwia powiązanie pozycji faktur kosztowych z odpowiednimi pozycjami zamówień.

JobMindHead

JobMindHead jest modułem inteligentnego rozpoznawania danych nagłówkowych z skanowanych faktur. Inteligentne OCR wyszukuje informacje z faktury dotyczące danych kontrahenta i porównuje je z bazą kontrahentów w systemie ERP. Dzięki temu jakość rozpoznawania jest bardzo wysoka. Dodatkowo odczytywane są pozostałe informacje jak kwoty netto/brutto faktury, numer i data faktury itd. Zastosowanie tego modułu ogranicza konieczność ręcznego przepisywania danych z faktury.

JobPDF

JobPDF umożliwia generowanie plików w formacie pdf.

JobViewer

Wyświetlanie zawartości plików dostępnych w ponad 300 formatach.

JobExplorer

Moduł umożliwia przeglądanie dokumentów z repozytorium w systemie Windows za pomocą Eksploratora. Dokumenty dostępne są na dodatkowym „dysku” który można przeglądać w sposób do którego przyzwyczajeni są użytkownicy.

JobMail Connect

Moduł integracyjny z Microsoft Exchange oraz Microsoft Outlook, który umożliwia archiwizacje wiadomości e-mail oraz załączników bezpośrednio w kliencie poczty do wybranego archiwum w repozytorium dokumentów.

JobShare

System JobRouter jest łatwo integrowany z portalem MS SharePoint poprzez wykorzystanie modułu JobShare. Skrzynki procesów JobRouter mogą być wyświetlane w MS SharePoint. Listy MS SharePoint są wyświetlane i mogą być zarządzane w JobRouter. Dzięki temu klienci, którzy do współdzielenia informacji wykorzystują w swojej organizacji MS SharePoint, mogą go także wykorzystać do procesów, które będą zarządzane w JobRouter.

Rozpoznawanie treści skanowanych dokumentów

JobRouter® wyposażony jest w mechanizm OCR – pełnotekstowego rozpoznawania treści, dzięki czemu możliwe jest wyszukanie odpowiedniego dokumentu w dowolnym momencie.

Dodatkową unikalną cechą jest inteligentne rozpoznawanie treści przez moduł JobMindHead, który znajduje określone matadane dokumentu automatycznie i odpowiednio indeksuje dokument. Dokument faktury może być automatycznie zaindeksowany odpowiednimi danymi.

 

SmartFix

Jeszcze większą funkcjonalność rozpoznawania danych na dokumencie zawierajacą rozpoznawanie poszczególnych pozycji faktur kosztowych udostępnia zintegrowany z JobRouter moduł SmartFix firmy Insider Technologies. SmartFix to zaawansowany moduł inteligentnego rozpoznawania treści dokumentów i przypisywanie ich do właściwych pól w systemie. Moduł umożliwia uzyskanie bardzo wysokiej skuteczności wykorzystując algorytmy sztucznej inteligencji, uczenia się na podstawie korekt dokonywanych przez użytkownika, a także poprzez podłączenie się do zewnętrznych baz danych (np. baza kontrahentów, baza magazynu, czy baza zamówień).

 

Możliwości integracyjne JobRouter®

Rolą rozwiązania, które tworzone jest przy wykorzystaniu platformy JobRouter, jest udostępnienie funkcjonalności dla obsługi procesów, w których często istotne jest zapewnienie wymiany informacji pomiędzy istniejącymi w organizacji systemami. Cel ten realizowany jest poprzez wykorzystanie integracji systemu JobRouter z innymi rozwiązaniami działającymi w firmie.

JobRouter w standardzie posiada zestaw mechanizmów pozwalających na integrację z dowolnym systemem zewnętrznym poprzez np.:

• mechanizmy WebServices,
• dostęp do zewnętrznych baz danych,
• dynamiczne odnośniki WWW
• dedykowane moduły i skrypty możliwe do uruchomienia praktycznie przy każdej operacji w systemie, będącej wynikiem działań użytkownika lub automatycznie.

Do wymiany danych dochodzi za pomocą:

1. Wymiany plików: xml, csv, txt i inne
2. Poprzez usługi sieciowe WebServices
3. W wyniku bezpośrednich działań na bazach danych, do których wcześniej został skonfigurowany dostęp z poziomu panelu administracyjnego (MSSQL, MySQL, Oracle)

Realizacja integracji możliwa jest za pomocą:

1. Modułów dedykowanych dla JobRouter (np. JobSAP-BAPI, JobShare)
2. Własnych modułów – dzięki otwartej architekturze systemu JobRouter, możliwa jest implementacja modułów dodatkowych
3. Wykorzystania bibliotek Jobrouter JavaScript API
4. Wykorzystania bibliotek Jobrouter PHP API

 

Jednym z przykładów integracji przy użyciu usług sieciowych jest wykorzystanie platformy SMS API, dzięki której możliwe jest wysyłanie na bieżąco powiadomień SMS dotyczących przebiegu poszczególnych etapów procesu.

Wśród modułów dedykowanych do integracji JobRouter z innymi systemami na szczególną uwagę zasługują moduły umożliwiające efektywną integrację z takimi systemami jak SAP, Oracle JD Edwards, MS Sharepoint czy z systemami CDN Optima, Insert, WF-MAG, Sage.

 

Skalowalność JobRouter®

Jobrouter nie ma żadnych ograniczeń w zakresie liczby procesów, stąd użytkownicy najczęściej po wdrożeniu podstawowych procesów, realizują kolejne obszary biznesowe w systemie. Dzięki pragmatycznemu podejściu do tworzenia i modyfikacji procesów twórców systemu, klienci często rozwijają procesy samodzielnie lub ze wsparciem Partnera JobRouter.

System w zakresie skalowalności zapewnia możliwości:

• Klastra load-balancing – rozkładania obciążenia na kilka serwerów
• Klastra high avability – przełączania systemu na inne środowisko w przypadku awarii
• Zakupu dodatkowych modułów funkcjonalnych
• Tworzenia własnych modułów funkcjonalnych – poprzez zastosowaną otwartość systemu możliwe jest oprogramowanie dedykowanych dodatków

 

 

Środowisko IT

Wspierane systemy operacyjne

• Microsoft Windows 7
• Microsoft Windows 8
• Microsoft Windows 8.1
• Microsoft Windows Server 2008
• Microsoft Windows Server 2012

 

Obsługiwane bazy danych

• Microsoft SQL Server od wersji 2005 (również edycja Express)
• Oracle Database od wersji 10g2
• MySQL Database Server od wersji0
• IBM DB2 9.1 – 9.7
• IBM DB2 UDB for iSeries

 

Wspierane serwery aplikacji

• Windows Internet Information Services od wersji 7.5

 

Przeglądarki (na stacjach użytkownika):

• Microsoft Internet Explorer (od wersji 9)
• Mozilla Firefox (od wersji 24)
• Google Chrome (od wersji 30)